会议筹办人是会议的灵魂人物，将工作分层负责，如果会议筹办人的指示不够清楚与完整或交办太晚都会成为会议安排的梦属，不管你事前准备多周全。

　　一、与场地人员协调：你提供的资料一定要完整，并附上最初合约内容以及之前彼此协调的书信、大会节目、座位安排等，这些资料必须要在会前协调会最少四个星期前寄给场地负责人员，在这4个星期中与场地负责人员沟通协调，在双方没有问题盾，将资料内容重新编写，再经双方最后确认无误后，分给场地每位负责员工，这个内容没有一定的范本，但是一定要内容详细完整。会议筹办人不能提供太多或太少资料，3个最基本的方法是：

　　(一) 以简述方式
　　(二)     简述方式有两部分，第一部分是先列出大致程序，第二部分再详述大会节目，每一项的日期、时间、房间、座位安排等，表8-1的样本是饭店会议及订房情况。 

　　每项活动都要有简述表和说明以及拆场，BEo意思为banquet  eventder(宴会订单)，会议筹办人常用各种不同的术语和简写，这没有一定标准，使用的术语一定要对方能了解。给会议中心的简述表也相同，另外详细指示保全、灯光、公共区域清洁、交通接送站牌等。 

　　有些会议筹办人仅简单提供每一个房间座位安排，依场地时间先后排列再附上一份整个活动的时间表。

(二)提供设备／餐饮确认单
　　利用设备／餐饮确认单：有些会议筹办人比较喜欢用设备／餐饮确认单(表8-2)作为"会议的圣经"。格式各有不同，有一种格式是散装并按照时间说明每项活动或座位安排，这种格式比较受一般人喜欢，因为比较容易增加或减少，事先设计好表格可减少错误和被省略重要部分。  

　　利用会场格式：不论会议筹办人提供什么形式的资料，会场服务人员会将这些资料详细了解后转成他们常用的格式，分送给会场相关工作人员。有些会议筹办人就利用会场人员的格式，比较不会出错。

　　餐饮：如果采用设备／餐饮确认单，餐饮订单也包含在每项活动表格。要按一般性指示一步一步正确地做：                                   
1．先将档案拿出来整理，对照同意书或合约以及所有往来信件的注意事项。
2．集中节目资料和大会主席、演讲人的需要。
3．提供一般性指示和同意书的摘要。
4．指示要简单扼要。
5．利用实际场地作为方向指示，讲台及其他设备应放在哪里。
6．以图为主。
7．附上各种平面图。
8．要非常详细。
9．在4个星期前寄给会场负责人员，双方确认。
10．要求他们确认后给一份复印件，再作最后检查。
11．如果有任何修正或增加要立即以电话告知。
12．在会前要和相关人员召开一次协调会。
13．将现场所有资料留下来供下次会议参考。 

　　在台湾，国际会议比较集中在台北市举办，因此会议筹办人通常都是与会场服务人员面对面直接沟通。 

　　(三)视听器材租借单：向视听器材承租商租借时，不要只提供租用项目，最好将会议中有关设备资料都提供，以避免问题产生，例如：在租借单子中可能提到幻灯机和银幕在上午10时会议室A需要，但是实际上是从早上开始可能就被放置在那里，而在整个节目中又显示那个房间在上午7：30分起作为早餐之地；幻灯机可能必须在早餐之前放置或者在休息时间安置。

　　整个会场座位安排、舞台、讲台、主桌和出人口处所有资料，在设置舞台前要先和视听器材承包商讨论，他(她)们会根据会场提供建议，会场人员也要知道幻灯机和银幕放置在哪些房间和其位置。  

　　视听器材有些包括安排在座位中或者分开的，如果要用外面的视听器材承包商，必须指示非常明确。有些会议筹办人将演讲者需要的设备表格连同场地说明单和平面图一并提供给承包商；有些是准备视听器材流程表，注明哪个房间、哪一天、什么时候需要设备，同样地将视听器材订单和大会手册及一般资料在4个星期前给承包商，如果有为演讲者准备讲员准备室，要了解提供操作人员的费用。